Standar Operasional Prosedur

SOP

SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian panduan yang berisi prosedur apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.Sehingga, SOP ini dapat diartikan sebagai dokumen panduan atau petunjuk karyawan dalam melakukan tugasnya. Dokumen ini juga bisa disebut dengan buku pedoman teknis tentang cara menyelesaikan tugas.SOP ini sangat penting dalam perusahaan, karena memiliki banyak manfaat yaitu mampu meningkatkan reputasi, sebagai pedoman dalam bekerja, sebagai sistem yang akan mempermudah kegiatan dalam perusahaan, menjaga ciri khas perusahaan, memberikan aturan yang jelas, menghemat uang pengeluaran yang tidak penting agar dialokasikan ke kegiatan yang bermanfaat.Tidak hanya itu, SOP ini memiliki tujuan, yaitu ;

1. Membuat standarisasi kerja karyawan agar menghasilkan konsistensi.

2. Mengurangi kemungkinan kesalahan dan kerugian akibat miskomunikasi.

3. Membantu perusahaan dalam mencapai target.

4. Membagi tugas karyawan agar sesuai kemampuannya.

5. Memastikan kegiatan berjalan sesuai jadwal dan tepat.

Tahapan penting penyusunan SOP adalah [3]:

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

2. Analisis tugas, terdiri atas analisis tugas terkait, deskripsi tugas, spesifikasi tugas, penilaian tugas,dan pengukuran kerja.

3. Analisis prosedur kerja.

Proses utama penyusunan SOP terdiri atas tiga kegiatan utama yaitu:

1. Requirement discovery, artinya mengidentifikasi masalah dan pemecahannya.

2. Data modeling yaitu teknik mendokumentasikan data.

3. Process modeling, berupa teknik organisasi dan dokumentasi struktur dan data pada seluruh proses, kebijakan dan prosedur yang akan diimplementasikan

Posisi SOP terhadap sekumpulan aturan dan kebijakan dapat dilihat pada diagram bertingkat seperti pada prosedur memberikan pedoman langkah-langkah meyelesaikan satu tugas, dan adanya prosedur ini merupakan hal yang umumnya mandatory (harus tersedia), dengan ruang lingkup menjawab pertanyaan how, when dan who.

Standar Pengelolaan Teknologi Informasi (TI)

Tata kelola Teknologi Informasi (TI) merupakan upaya menyeluruh pengelolaan asset dan proses pada TI di suatu organisasi. Menurut kerangka kerja CoBIT, domain yang dicakup pada tata kelola TI meliputi 4 area yaitu

(1) align, plan and organize,

(2) build, acquire and implement,

(3) deliver, service and support,

(4)monitor,evaluate and assess.

Pada domain monitor, evaluate and assess, kehadiran SOP akan sangat membantu memonitor apakah suatu proses sudah berjalan sesuai dengan standard yang berlaku, serta apakah dapat memenuhi standar mutu tertentu. Oleh karena itu, kehadiran SOP merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan tata kelola TI di suatu organisasi.

ISO/IEC 38500 : 2008

Merupakan standar yang diterapkan untuk mengatur tata kelola proses serta keputusan yang terkait dengan layanan informasi dan komunikasi organisasi. ISO/IEC 35800 menerapkan 6 prinsip yaitu[6]:

1. Menetapkan tanggung jawab

2. Merencanakan dukungan terbaik untuk organisasi

3. Melakukan akuisisi dengan alasan yang jelas

4. Menjamin tingkat kinerja berada pada level tertentu

5. Menjamin ditaatinya aturan

6. Menjamin apresiasi terhadap factor manusia.

Implementasi ISO/IEC 38500 mengharuskan organisasi menerapkan tata kelola TI dalam model yang berupa siklus evaluate-direct-monitor yaitu:

1. Evaluate, bertugas mengevaluasi penggunaan TI sekarang dan yang akan dating

2. Direct, bertugas mengarahkan persiapan dan implementasi rencana dan kebijakan untuk menjamin bahwa penggunaan TI sesuai dengan kebutuhan bisnis

3. Monitor : memantau kesesuaian pengelolaan TI denan kebijakan, dan kinerja TI sesuai dengan rencana semula.

Berikut ini siklus dari tata Kelola TI :

Keterangan :

Balanced scorecard menyediakan pedoman pengelolaan yang mengatur keberimbangan peningkatan pada 4 elemen yaitu keuangan, kepuasan konsumen, peningkatan proses bisnis internal, dan proses pembelajaran organisasi. Penerapan balanced scorecard pada layanan TI dapat diturunkan dari balanced scorecard bisnis/organisasi, dan dapat dibagi menjadi dua kategori yaitu Balanced Scorecard IT development dan IT operations. Sehingga, membantu organisasi mendefinisikan standard terpisah untuk layanan operasional TI dengan pengembangan TI.Sehingga, contoh implementasinya seperti berikut ini ;

Kerangka Penyusunan SOP

Konsep tata kelola TI ini diwujudkan menjadi serangkaian kebijakan pada berbagai domain, bidang atau area pengelolaan,seperti kebijakan manajemen sistem informasi (SI), kebijakan keamanan TI, dan kebijakan infrastruktur TI.

Dimana saatu kebijakan dapat melahirkan sekumpulan standard manajemen dan satu standard manajemen akan dapat dipenuhi oleh sekumpulan standard operating procedure (SOP).

Penyusunan SOP di suatu organisasi seringkali mengalami kendala karena belum adanya pendekatan umum untuk menyusun SOP itu sendiri, terutama pada proses yang belum tersedia standar pedoman dari pemerintah atau lembaga otoritas lainnya. Sehingga, organisasi mengalami kesulitan untuk mencari acuan dalam penyusunan SOP.Berikut ini Langkah-langkah yang akan dilakukan adalah:

a. Mengkaji standar kebijakan layanan TI

b. Mengkaji pendekatan dalam penyusunan SOP

c. Membuat kerangka kerja umum penyusunan SOP

d. Menerapkan kerangka kerja penyusunan SOP dalam satu studi kasus

Standard kebijakan yang akan dijadikan pedoman adalah ITIL, COBIT, ISO/IEC 38500, ISO/IEC 27001,CMMI, Balanced Scorecard dan Six Sigma. Pemilihan standard kebijakan tersebut didasari oleh pertimbangan bahwa:

1. Standard yang sudah banyak diadopsi oleh industri-industri terkemuka

2. Standard yang memiliki pedoman baik yaitu standar yang memiliki pedoman proses maupun pedoman penilaian mutu

3. Memiliki satu standard saja dianggap belum memadai, karena kebutuhan atau ruang lingkup proses yang akan dicakup di suatu SOP seringkali tidak sama persis dengan ruang lingkup proses yang dicakup di suatu standard.

Melalui tahapan-tahapan SOP ini, maka diperolehlah kerangka SOP yaitu :

Melalui proses penyusunan SOP mengacu ini, standard proses yang relevan dengan mengacu pada aturan atau standard yang sudah bersifat best practice, analisis kesenjanan, penyusunan SOP, verifikasi dan validasi, dan berakhir dengan tahapan persetujuan SOP